سیستم اتوماسیون اداری
وظایف اصلی سیستم اتوماسیون اداری
_ ذخیره اطلاعات:
اولین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری ذخیره اطلاعاتی نظیر ثبت فرم ها و مستندات اداری است.
کاربرد داده ها شامل دریافت و ویرایش تصاویر فایل ها و داده های صفحه گسترده است.
نرم‌افزارها و برنامه های پردازش متن مسائل مربوط به متون را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها ساده‌ترین ابزار اتوماسیون هستند که امکان دخل و تصرف در داده ها از طریق صفحه کلید به سیستم وارد می‌شود و خدمات بی‌نظیری در نوع تایپ،ویرایش،چاپ مستندات ارائه می‌دهند.
دیگر کاربرد اتوماسیون اداری امکان پردازش تصاویر است،نمونه هایی از این قبیل شامل اطلاعات بصری،عکس ها و...و اطلاعات گرافیکی نظیر جداول و نمودارهاست که شیوه ویرایش آن با فایل های متنی فرق می‌کند.
این امر در ارائه سخنرانی های اداری و شرکتی کمک بسزایی می‌کند.
_ تبادل داده ها:
تبادل داده ها نیز مثل ذخیره سازی داده ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
انتقال الکترونیکی اطلاعات بین کاربران مختلف امکان پذیر است و سیستم های اداری که توانایی به اشتراک گذاری میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند به عنوان گروه افزار شناخته می‌شوند.یکی از این گروه افزارها سیستمی برای برگزاری جلسات الکترونیکی است.
شرکت کنندگان در این جلسات کیلومترها از هم فاصله دارند اما می‌توانند به راحتی با هم ارتباط برقرار کنند و تبادل اطلاعات کنند.
_ مدیریت داده ها:
این سیستم اغلب برای پیگیری داده های کوتاه مدت و بلند مدت استفاده می‌شود.مثلا برای طرح‌های مالی، خرید دارایی و...
مدیریت وظیفه پروژه ها و فعالیت های مختلفی را در اداره نظارت و کنترل می‌کند.
بخش های مختلف اتوماسیون اداری:
_ دبیرخانه
_ فرم سازها
_ مدیریت جلسات
_ آرشیو الکترونیک
_ مکاتبات برون سازمانی
_ کارتابل آفلاین
در آخر اینکه هرچه استفاده از این فناوری‌ها را به تعویق بیوفتد پرکردن شکاف برای آنها دشوار تر شده و پیوسته از قافله عقب خواهید ماند.
